委託網站建置需做哪些準備？

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2022-07-18

善用溝通訣竅－5W2H

若要您直接形容想要的網站與其細節，可能對大多數人來說都是不容易的，畢竟範圍實在太廣了。為此，藉由使用5W2H分析法，從7個不同角度切入，一步步帶您將需求建構出來：

What？想做什麼？

首先最直觀的莫過於「做什麼樣的網站？」是介紹企業形象的形象網站呢？是做促銷活動的單頁式活動網站呢？還是一個買賣為主的電商平台購物網站？若您不確定網站的種類或名稱，可更詳細的說明希望這個網站需擁有的功能，例如：要可以展示商品、要可以線上付款、要能寫文章放上去…等。想想如果您是使用者，會接觸到那些頁面、功能？

另一個容易被忽略的重點就是，請盡可能詳細描述您期望的功能與其運作方式，例如：「我要寫文章放上去」，看起來很簡單，但您的文章當中有哪些東西？只有文字嗎？是否有圖片或其他多媒體素材？雖然這樣分析很繁瑣，但請別小看這些「細節」，若直到系統完成時才發現功能設計與您所想不同，可能就得花更多時間與成本來溝通、協調。

舉一個最常遇到的狀況：案主表示「這裡要放圖」，工程師做出來確實可以放一張圖，且後台可以更換圖片，但交付時案主表示「我沒有要限制只放一張，這裡可能有很多張圖要放。」可放一張圖與放多張圖的排版、程式等做法是全然不同的，若要大幅度修改會造成雙方負擔，工程師需要再調整程式、案主可能也需要為此另外付費。就像我們去看醫生時，若我們只說「好痛」，卻沒有告訴他哪裡痛、有沒有其他症狀，那再高明的醫生也很難單憑這句話做出診斷。

Why？為什麼做？

若之前沒有網站，是什麼激發了您想做網站的想法呢？是意識到時代變遷科技進步？還是想透過網站塑造、提高企業品牌形象？亦或是打算開發新客群，打下更大的江山？若您此前已經有過網站，是什麼原因讓您決定重新建置呢？是舊的系統使用起來不夠方便？還是整體畫面想重新設計？亦或是舊的網站其程式語法太過老舊以致於維護困難？將這些原因告訴廠商，讓對方先瞭解您製作網站的目的，能讓相關專業人員不論在畫面呈現、功能與使用者體驗等設計更加精準。

When？什麼時候？

您預期的上線時間是什麼時候？網站建置從起初溝通需求、畫面設計到後續系統建置、測試與驗收，整段流程下來是需要花一些時間的，清楚告知廠商您希望網站完成上線的時間，才能為您的專案規畫時程，確保在時限內將您的網站做到最好。另一方面，若在開發過程中發現缺少素材，通常廠商會連絡您進行補充，這時建議盡可能快速的將資料補齊，以避免廠商因遲遲未收到素材，使專案難以繼續執行甚至停擺的窘況。且等待素材補充的時間並不含在專案時程中，這就意味著專案是否順利進行，除了廠商盡力為您服務外，您的配合亦是至關重要！在與網路中文簽屬專屬合約時，也會特別說明相關時程，若有任何問題都可以隨時聯繫諮詢。

Who？為誰而做？

您網站的目標客群是誰？又或者，此網站是為誰而建？這裡我們可區分成對內與對外，對外的目標客群例如：潮牌衣服網站多為年輕族群、嬰幼兒用品網站主要客群為父母等；對內則是給企業人員使用的網站，例如：員工線上請假系統、倉儲存貨管理系統等。這些都可能被開發成網站供內外部人員、客戶使用。

Where？放在哪裡？

您的網站要放在哪裡？網站是需要有地方存放的，一般來說我們稱這樣的地方為主機空間，讓您的網站時刻運轉不會斷線、不會停止運作，一般網站設計外包會直接使用廠商的主機空間，這樣廠商開發完就可以直接架在他們的主機上，另有些客戶會選擇買斷程式碼後自行架在自己的主機上，但這需要一定的資訊功底，若沒有相關經驗建議還是交給專業人員來管理。網路中文在主機方面皆是使用自家的主機，且有專業資訊人員親自管理，因此穩定性高且深受客戶信賴，只需一句話，專案團隊即可為您服務！

How？怎麼做？

相信您在搜尋相關資料時也發現了，各家方案有所不同，報價可高可低，最主要的差別就在這裡：做一個網站的方式很多，可使用套版也可工程師全部從零開始開發，因此在需求訪談時準確說明需求後，設計公司多半會建議您合適的方案，比如哪些功能用現有方案可以做到，哪些需要特別客製化，這時建議您更多的與對方確認細節，例如這邊的文字是否可自行修改、上傳檔案有沒有檔案大小限制等等，也可將您希望的使用者操作流程告知廠商，讓對方的專業人員評估用何種方式實現您的需求。

How much？預算多少？

「預算多少」多半案主都對此問題敬而遠之，希望先看到廠商報價再決定是否繼續往下談，以免被獅子大開口。但大多數人不知道的是，程式的寫法非常多樣，有簡單偏向框架套版的寫法，也有客製化那樣自由度高、為需求量身打造的寫法，為此若廠商無法先知道您的預算，那就無法評估要以什麼方式來為您架站，提出一個大概的預算區間能讓雙方更快決定專案方向。

經過5W2H分析過後，相信您能夠順暢地與廠商和設計公司對談，不過在聯繫廠商前我們可以預先告訴您，接下來有些資訊會需要請您提供，建議可事先準備。下面就帶您瞭解在整個專案進程中，各階段您會遇到哪些事情：

專案進行階段

需求確認階段

該階段即是您聯繫廠商後，雙方開始確認網站各項需求與報價的階段，這時最重要的就是完整提出需求與提供各項資訊給廠商或設計公司，前面我們已經說明如何提出需求，下面就來看看您還需要提供那些資訊：

雛形展示階段

需求確認後就會進行雛形設計，設計師會先作出畫面的示意圖，讓您確認是否需要調整或修改，需注意的是，設計稿確認後工程師就會開始著手建置整個網站，因此若有任何問題，在確認設計稿的階段都可以盡快提出，一旦正式進行程式的開發與建置，要調整需求就不容易了。另外若在設計過程中發現素材缺漏也會在此階段聯繫您補充素材，待雛形設計確認沒問題、且素材也補充完整後，就會正式進入系統開發建置階段，讓工程師實際為您架設網站。

驗收展示階段

網站開發建置完成後會聯繫您進行成果展示、驗收與點交，在驗收時須特別注意要清點需求，確認當初提的功能皆有被實現出來，這也是為保障您的權益。另外在此階段通常廠商會提供網站的使用說明文件，較大型的功能網站可能會協助進行教育訓練，幫助您在使用上更快上手。知道如何使用網站後就可以進入做各項測試，盡可能把功能都試過一遍，這樣有遇到問題或系統有Bug時就能立即聯繫廠商處理。在上述的清點需求、學習使用網站、測試都完成後，您就可以告知廠商驗收完成，並將文章上稿。

其實外包網站並沒有想像的複雜，只要掌握兩大重點：１、提出完整需求；２、資料準備齊全，就能大幅縮短來回溝通的時間，降低溝通所消耗的成本，且讓專案進行得更順利。因此在聯繫網站外包前，稍微花點時間整理這些資訊吧！畢竟沒有人想花了時間與金錢卻收到與心中所想不符的網站。若您有任何相關的問題，都可以聯繫網路中文網站建置團隊，相信我們能提供您合適且有品質的服務！